Ročno knjiženje računov je za večino podjetij nevidna postavka. Nihče je ne vidi na računu, ne pojavi se kot ločen strošek v izkazu. A ko seštejete čas, napake in posredne posledice, je znesek pogosto višji, kot bi pričakovali.
Vidni stroški
Čas zaposlenih
To je najočitnejši strošek. Računovodja za ročni vnos enega računa porabi povprečno 5 do 10 minut: prepozna dobavitelja, vnese zneske, izbere konto, preveri DDV, potrdi knjižbo. Pri 300 računih mesečno je to 25 do 50 ur. Pri bruto urni postavki 18 do 25 € je mesečni strošek 450 do 1.250 €.
Popravki napak
Stopnja napak pri ročnem vnosu je 2 do 5 %. Vsaka napaka zahteva čas za odkritje (pogosto šele ob mesečni uskladitvi), analizo, popravek knjižbe in po potrebi nov DDV obračun. Povprečni čas popravka: 15 do 30 minut. Pri 300 računih z 3 % napak je to 9 napak mesečno, kar pomeni dodatnih 3 do 5 ur.
Skriti stroški
Oportunitetni strošek
To je strošek, ki ga ne vidite na nobenem izkazu, a je pogosto največji. Ure, ki jih računovodja porabi za vnašanje podatkov, so ure, ki jih ne porabi za svetovanje strankam, davčno optimizacijo ali finančno analizo. Delo z višjo dodano vrednostjo, za katero ste tega človeka zaposlili, ostaja na čakanju.
Zamude pri zaključkih
Ko se računi kopičijo in je ročni vnos ozko grlo, se zamakne zaključek meseca. To pomeni poznejša poročila za vodstvo, poznejše odločitve in potencialno zamujene zakonske roke. Vsak dan zamude pri mesečnem poročilu je dan, ko vodstvo nima popolne slike o finančnem stanju podjetja.
Odvisnost od posameznika
Izkušen računovodja, ki pozna vse dobavitelje in pravila knjiženja, je neprecenljiv. Ampak ko ta oseba zboli, gre na dopust ali odide, nastane problem. Novo osebo je treba uvajati, v vmesnem času pa se kopičijo napake in zaostanki. To je tveganje, ki ga je težko ovrednotiti, dokler se ne zgodi.
Stres in fluktuacija
Ponavljajoče se ročno delo je med glavnimi vzroki za nezadovoljstvo zaposlenih v računovodstvu. Ljudje, ki so se šolali za strokovno delo, ne želijo dni preživljati ob prepisovanju številk. Dolgoročno to vodi v izgorelost in odhode, kar pomeni strošek novega zaposlovanja in uvajanja.
Izračun za vaše podjetje
Vzemite te podatke za vaše podjetje in izračunajte:
- Mesečno število prejetih računov (iz ERP-ja ali ocene).
- Povprečni čas obdelave na račun (izmerite pri 10 računih).
- Bruto urna postavka računovodje, ki to delo opravlja.
- Število napak mesečno (iz zadnje uskladitve ali ocene).
Formula: (število računov × čas na račun × urna postavka) + (število napak × 20 min × urna postavka). To je vaš neposredni mesečni strošek ročnega knjiženja. Za letni strošek pomnožite z 12.
Pri večini srednje velikih podjetij (200 do 500 računov mesečno) je ta znesek med 8.000 in 20.000 € letno. Ko dodate oportunitetni strošek, je realna številka pogosto dvakrat višja.
Kaj to pomeni za odločitev
Avtomatizacija knjiženja tipično zmanjša čas obdelave za 70 do 80 % in napake za 90 % po uvajalnem obdobju. Vračilna doba investicije je pri večini podjetij 2 do 4 mesece. Po tem je vsak mesec neto prihranek.
Ne gre le za prihranek denarja. Gre za to, da vaši ljudje delajo tisto, za kar so usposobljeni, namesto da prepisujejo številke s papirja v računalnik.
Želite konkreten izračun za vaše podjetje? Uporabite naš kalkulator prihranka.