Izbira sistema za avtomatizacijo dokumentov ni izbira med dobrim in slabim orodjem. Je izbira med orodjem, ki se ujema z vašim podjetjem, in orodjem, ki bi se ujemalo z nekim drugim. Najboljši sistem za podjetje s petdesetimi računi mesečno ni isti kot za podjetje s petimi tisoč. Najboljši sistem za podjetje, ki ima sodobno povezan ERP, ni isti kot za podjetje, ki uporablja starejši ERP brez sodobnih vmesnikov.
Namesto seznama lastnosti, ki naj bi jih sistem imel, ta članek ponuja praktičen okvir za odločitev. Trinajst vprašanj, razporejenih v pet sklopov, ki vam pomagajo razumeti, kaj v vaši situaciji dejansko šteje.
Tri spremenljivke, ki opredelijo izbor
Pred kakršnim koli pogovorom s ponudniki se splača pošteno razjasniti tri stvari:
- Volumen. Koliko prejetih računov in koliko ostalih dokumentov (dobavnic, naročilnic, pogodb) obravnavate mesečno. Sistem za 100 dokumentov in sistem za 5.000 imata različno cenovno strukturo, različno stopnjo prilagajanja in različen prag, kjer se uvedba splača.
- Tip dokumentov. Ali so v vašem prometu samo prejeti računi, ali tudi materialni dokumenti, naročilnice, pogodbe. Vsak dodaten tip dokumenta je lasten projekt, ne le razširitev obstoječega.
- Stanje ERP. Ali imate sodoben ERP z odprtim vmesnikom, starejši ERP brez integracije ali pa kombinacijo več sistemov. Od tega je odvisno, kako bo dokument prišel v ERP po obravnavi.
Brez jasnih odgovorov na teh treh točkah je vsak pogovor s ponudnikom zgolj prevod njegove splošne predstavitve v vaš kontekst, kar je tvegana podlaga za odločitev.
Pet vprašanj o tipih dokumentov, ki jih sistem pokriva
Ali sistem danes pokriva tipe dokumentov, ki jih imate
Ponudnik morda zna prepoznati račune, vendar ne dobavnic. Pri drugem ponudniku je obratno. Tretji ima oboje, vendar je en del nov in še ne deluje zanesljivo. Vprašati je treba konkretno za vsak tip dokumenta, ki ga imate v prometu, in zahtevati primer iz produkcije, ne predstavitvenega gradiva.
Ali sistem pokriva materialno knjigovodstvo
Pri trgovskih in proizvodnih podjetjih je to ključno vprašanje. Sistem, ki obvlada le račune, na koncu pusti polovico procesa nepokrito, ker se v ozadju ročno usklajujejo dobavnice s prevzemnicami in računi. Vprašati je treba, ali sistem danes obravnava dobavnice in prevzemnice. Če ne, kdaj jih bo.
Ali sistem pokriva pogodbe z dobavitelji
Pogodbe so dolg rep, ki vpliva na obravnavo računov (cenovni pogoji, popusti). Sistem, ki pogodbe ignorira, lahko še vedno deluje, vendar bo pri preverjanju cen in pogojev odvisen od ročnega vnosa pogodbenih podatkov v ERP.
Ali sistem pokriva dobropise in opomine
Volumensko majhen segment, vendar pomemben pri preprečevanju napak. Dobropis, napačno knjižen kot račun, je tipična past, ki se izogne ročnemu pregledu, ker je oblikovno skoraj enak računu.
Kaj je na razvojni poti za naslednjih 12 mesecev
Ponudnik, ki vam pošteno pove, kaj je v razvoju in kaj ne, je zanesljivejši od ponudnika, ki obljublja, da že vse ima. V hitro razvijajočem se segmentu je razvojna pot enako pomembna kot današnja zmogljivost.
Štiri vprašanja o globini prepoznave
Kako sistem obravnava slovenski DDV
DDV stopnje 22 %, 9,5 % in 5 %, oproščene transakcije, obrnjena davčna obveznost, pridobitve znotraj EU, uvoz iz tretjih držav. Sistem, ki teh kategorij ne razlikuje avtomatsko, vam bo predal delo razvrščanja nazaj. Tuji ponudniki, ki niso bili razviti za slovenski davčni okvir, imajo tukaj pogosto šibko točko.
Kako sistem obravnava slovenski kontni plan
Predlog konta ni preprost prevod podatkov v ERP, je presoja. Sistem mora poznati standardni slovenski kontni plan in se sproti učiti vašega specifičnega načina knjiženja. Vprašati je treba, na čem se sistem uči (samo vaša zgodovina ali tudi širši vzorec) in koliko časa traja, da pri vašem kontnem planu daje smiselne predloge.
Kako sistem ravna s šumniki in slovenskimi formati
Č, š, ž v imenih dobaviteljev, decimalna vejica v zneskih, datumski format DD.MM.YYYY. Tuji sistemi te detajle pogosto pretvorijo v napake, ki so tihe in jih je težko odkriti brez podrobnega pregleda. Test je preprost: pošljite ponudniku konkretne primere svojih računov in preverite, kako se izhod ujema z izvirnikom.
Ali se sistem uči iz vaše zgodovine
Generičen model, ki ne upošteva vaših preteklih knjižb, bo vedno predlagal splošno rešitev. Sistem, ki se uči iz vaših podatkov, postane sčasoma bolj uporaben. Pri izbiri je smiselno preveriti, koliko časa traja, da je sistem »produktiven« pri vašem podjetju, in kaj se zgodi z naučenimi vzorci, če nekoč zamenjate ponudnika.
Tri vprašanja o ERP integraciji
Ali ima ponudnik konkretno integracijo z vašim ERP-jem
»Imamo odprt API« in »imamo delujočo integracijo z Vasco« nista enaka stavka. Splošen API pomeni, da je tehnično možno, vendar zahteva razvoj. Konkretna integracija pomeni, da druge stranke z istim ERP-jem že uporabljajo ta paket v produkciji.
Koliko strank to integracijo aktivno uporablja
Integracija z eno samo stranko, ki je bila razvita »na zahtevo«, je tvegana, ker vsak rob in posebnost vašega podjetja postane nov razvojni projekt. Integracija z desetimi ali več strankami je uveljavljena in pokrije večino rabe brez dodatnega dela.
Kako hitro se odpravljajo napake v integraciji
Ko integracija nekje zaškripa, je hitrost popravka pomembna. Pri ponudniku, ki ima podporo v Sloveniji in pozna konkreten ERP, je odzivni čas običajno v urah. Pri tujem ponudniku, ki podporo izvaja na daljavo v drugem časovnem pasu, je odzivni čas pogosto v dneh ali tednih.
Eno vprašanje o ceni
Kakšen je celotni strošek prvih dveh let
Cenik s »500 evri mesečno« je polovica informacije. Drugi del so: enkratni strošek vzpostavitve, strošek integracije z ERP-jem, strošek izobraževanja, strošek ročnih popravkov v prvih mesecih (ki je obratno sorazmeren s kakovostjo sistema). Cenovno primerjavo je smiselno narediti za dve leti skupaj, ne le glede na mesečno ceno.
Najcenejši sistem na mesečni naročnini je pogosto najdražji na koncu leta, ker skriti stroški ročnih popravkov presežejo prihranek.
Bistvo
Izbira sistema za avtomatizacijo finančnih in operativnih dokumentov ni izbira najboljše tehnologije. Je izbira najboljšega ujemanja z vašim volumnom, vašimi dokumenti in vašim ERP-jem. Trinajst vprašanj iz tega članka vam pomaga preveriti, ali se sistem res ujema z vašo situacijo ali pa je ujemanje le videz.
Pri vsakem ponudniku, s katerim se pogovarjate, zahtevajte odgovore na konkretnih primerih iz vaše prakse, ne na splošnih demonstracijah. To je edini način, da razlikujete med »deluje na papirju« in »deluje pri vas«.